Unsere Leistungen
Professionelle Verwaltungsdienstleistungen für Hausverwaltungen – alles aus einer Hand, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
1. Mieter-Kommunikation & Beschwerdemanagement
Die Kommunikation mit Mietern gehört zu den zeitintensivsten Aufgaben jeder Hausverwaltung. Täglich treffen Anfragen, Beschwerden, Kündigungen und Reparaturmeldungen ein – und jede davon muss zeitnah und korrekt bearbeitet werden.
Was wir für Sie übernehmen:
- Bearbeitung aller eingehenden Mieteranfragen (Telefon, E-Mail, Brief)
- Professionelles Beschwerdemanagement nach anerkannten Standards
- Mietminderungs- und Widerspruchsbearbeitung
- Erstellung rechtssicherer Korrespondenz inkl. Mahnwesen
- 24h-Notfallkontakt für dringende Schadensfälle
- Dokumentation aller Vorgänge in Ihrem System
Durch unser professionelles Kommunikationsmanagement reduzieren unsere Kunden ihre Bearbeitungszeiten durchschnittlich um 60% – bei gleichzeitig höherer Mieterzufriedenheit.
2. Nebenkostenabrechnung & Buchhaltungsvorbereitung
Die jährliche Nebenkostenabrechnung ist eine der fehleranfälligsten und zeitraubendsten Aufgaben. Fehler führen zu Widersprüchen, Rechtsstreitigkeiten und einem erheblichen Mehraufwand.
Was wir für Sie übernehmen:
- Vollständige Erstellung der Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen
- Prüfung aller Belege auf Umlagefähigkeit nach §556 BGB
- Korrekte Schlüsselberechnung und Umlagenverteilung
- Bearbeitung von Widersprüchen und Rückfragen
- Fristgerechte Erstellung (12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums)
- Vorbereitung aller Unterlagen für Ihren Steuerberater
3. Handwerker-Koordination & Instandhaltungsmanagement
Ob defekte Heizung, Wasserschaden oder notwendige Renovierung – die Koordination von Handwerkern ist zeitaufwändig und erfordert ständige Verfügbarkeit.
Was wir für Sie übernehmen:
- Entgegennahme und Bewertung aller Schadensmeldungen
- Einholung von mindestens 3 Vergleichsangeboten
- Beauftragung und Terminkoordination mit qualifizierten Handwerkern
- Begleitung und Abnahme der ausgeführten Arbeiten
- Rechnungsprüfung und Freigabe
- Vollständige Dokumentation aller Instandhaltungsmaßnahmen
- Jährlicher Instandhaltungsplan für präventive Maßnahmen
4. Mietvertrags-Management & Dokumentenverwaltung
Mietverträge, Übergabeprotokolle, Wartungsnachweise – eine vollständige und rechtssichere Dokumentation ist essenziell für jede Hausverwaltung.
Was wir für Sie übernehmen:
- Erstellung aktueller, rechtssicherer Mietverträge nach neuestem Mietrecht
- Professionelle Übergabeprotokolle bei Ein- und Auszug
- Digitale Aktenführung für alle Mietverhältnisse
- Verwaltung aller objektbezogenen Dokumente
- Fristenverwaltung (Kündigungsfristen, Mieterhöhungen, Renovierungspflichten)
- DSGVO-konforme Datenverwaltung und Aufbewahrung
5. WEG-Verwaltung & Eigentümerversammlungen
Die Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften erfordert umfangreiche Kenntnisse des WEG-Rechts und eine sorgfältige Organisation.
Was wir für Sie übernehmen:
- Vorbereitung und Einberufung der jährlichen Eigentümerversammlung
- Erstellung der Tagesordnung und Beschlussvorschläge
- Moderation und Protokollierung der Versammlung
- Führung der Beschlusssammlung gemäß §24 WEG
- Umsetzung der Beschlüsse und Nachverfolgung
- Beantragung und Verwaltung der WEG-Instandhaltungsrücklage
- Kommunikation mit Verwaltungsbeiräten
6. Digitalisierung & Prozessoptimierung
Viele Hausverwaltungen arbeiten noch mit veralteten Prozessen – Papier, Ordner, manuelle Dateneingabe. Wir helfen Ihnen, Ihre Verwaltung zu modernisieren.
Was wir für Sie übernehmen:
- Analyse und Optimierung Ihrer bestehenden Verwaltungsprozesse
- Digitalisierung Ihrer Papierakten und Dokumente
- Einrichtung und Schulung professioneller Hausverwaltungssoftware
- Implementierung eines Online-Ticketsystems für Mieter
- Automatisierte Erinnerungen und Fristen-Alerts
- Digitale Belegerstellung und -archivierung
- Regelmäßige Prozess-Reviews für kontinuierliche Verbesserung